卷宗装订存在的问题及应注意的事项

中共中央组织部、人事部、最高人民法院印发的《人民法院书记员管理办法》的规定：书记员是审判工作的事务性辅助人员，在法官的指导下工作。

书记员的工作职责有五项：

1、办理庭前准备过程中的事务性工作；

2、检查开庭时诉讼参与人的出庭情况，宣布法庭纪律；

3、担任案件审理过程中的记录工作；

4、整理、装订、归档案卷材料；

5、完成法官交办的其他事务性工作。由此可见，卷宗装订是书记员的一项主要的工作职责。

人民法院的各类诉讼文书，是国家重要的专业文书之一，它所形成的诉讼档案，是人民法院审判活动的真实记录，反映了人民法院贯彻执行国家法律、法规的情况以及人民法院的基本职能，也是人民法院进行审判活动的主要依据和必要条件。因此，如何整理和保存这些档案一直是法院的一项重要的工作，而做好这项工作对书记员来说更是尤为重要。也可以这样说，装订出一本既符合程序规范要求又整洁、漂亮的卷宗是一个书记员的工作能力及自身素质的一个综合反映。但是，在近几年我们在对部分中级法院和基层法院的书记员进行培训的过程中发现我们在卷宗装订方面依然存在的一些问题：

一、卷宗封皮的印制全省没有统一的规定。这使得我们在卷宗的装订过程中本来应该注意的一些细节问题却无法做到尽善尽美。我们每年对全省法院的档案考核标准却是统一的，这使得我们原本不应该丢掉的一些分数在这些细节问题上丢掉。例如，卷宗装订过程中卷基的折叠，一般情况下，我们是根据案件材料的多少，本着每本卷宗的厚度不超过1.5厘米的原则，根据量体裁衣的标准来折叠卷基的。可是，我们有的基层法院在印制卷皮的过程中就把每本卷的卷基高度固定起来，这样做虽然使得我们的书记员在装订卷宗的过程中少了一道程序，节省了一点时间，可是装订出来的卷宗却达不到整齐、漂亮的要求，尤其是在一些案情简单、材料较少的案件和副卷的装订过程中尤为明显。

二、卷宗材料没有严格按照A4纸张大小的标准来执行，装订材料的订书针没有取出。根据档案立卷归档的要求，所有的诉讼文书都必须用A4规格办公用纸。但实际上，有的当事人提供给我们的材料可能不符合装订卷宗的要求，这就要求我们在装订卷宗的过程中进行适当的处理，订书针时间长后会氧化、腐蚀，而有的书记员在这方面却不注意。正所谓“细节决定成败”，案卷的评查人员是严格按照卷宗的装订标准来执行的。

三、有的书记员在卷宗的装订过程中没有严格按照卷宗装订的操作步骤来做，而是凭感觉。譬如：我在一个基层法院培训，在准备装订时我发现的装订工具就一把剪刀、一个锥子、几个夹子、一卷绳子。有的基层法院的条件确实比较差，但所谓“工欲善其事，必先利其器”。装订卷宗最起码的工具应该有一把剪刀、一个锥子、一卷绳子、一把尺子、几个夹子、一个起钉器、一瓶胶水，如果条件稍微好点可以再配一个电钻。我当时就问他们:“你们装订卷宗不要尺子吗？你们怎么知道上下两孔之间的距离是不是符合要求？怎么能保证“三孔一线”的标准？”他们说：“眼睛一看大概就差不多了”。我让他们给我找来一把尺子，随手拿起他们给我准备的一本装订好的卷宗，上下两孔之间的距离不足十厘米。这样的卷宗不符合档案装订的要求，而且在案卷的评查过程中一旦被发现肯定会被扣分。

四、卷宗装订没有严格遵守 “三孔一线”、“双股双线”、“下对齐、左对齐”的规定。配备了打孔装订机的法院，有的卷宗是三孔装订，有的卷宗是两孔装订；有的法院由于办公条件所限，提供给书记员装订卷宗的打孔工具是一个锥子，这就使得双线很难穿过，在卷宗装订时采用的是“单股单线”。另外，对于较厚的卷宗，这种手工打孔的方法容易造成在钻孔的过程中纸张滑动，不能做到“下对齐、左对齐”的要求；有的法院在卷宗的装订过程中仍然使用已经被淘汰的棉线做装订用线，棉线因为弹性较大，翻动时间较长后容易造成卷宗松动已经被专用的装订线所代替。

五、工作责任心不强，没有进行卷宗装订前的检查工作。书记员装订卷宗前，首先要检查案件文书材料是否齐全、完整，若发现材料不齐全、不完整，要及时补齐或补救，并经主审法官同意去掉多余的材料。其次，在材料齐全的情况下进行正、副卷的分类。有的书记员责任心不强，工作不够细心、耐心，卷宗装订中依然存在很多问题，例如：卷宗装订顺序不当；正、副卷混装；有的案卷缺少基本的诉讼材料；合议庭笔录签字不全；公告送达的案件，没有公告张贴、刊登的笔录和材料；系列案件的案卷材料仅注明见某某案号的案卷，未进行复印，有的装订了复印件，但未注明原件所在案卷号；送达回证填写不全，不填写送达日期，代收人签收的，没有注明代收人与当事人的关系；有的庭审、询问笔录对重要数据和内容改动后，改动处没有当事人的签名和捺印；裁判文书打印后手写改动的，没有在改动处加盖校对章；用圆珠笔、纯蓝墨水、铅笔书写的材料没有采取补救保全措施；卷宗目录编写简单，页码错编、漏编现象严重等。

如何才能装订出一本既符合卷宗装订要求又美观、漂亮的卷宗呢？我认为以下三个方面应该引起我们的重视。

一、卷宗装订应该注意的一些问题

1、根据刑事、民事、行政等案件类别，按年度、审级、一案一号的原则，单独立卷。手续简单的执行案件的文书材料，可与原审案件合并立卷归档；需长期执行案件的文书材料用原审及收案号单独立执行卷，与原审案件合并保管；受委托代执行案件形成的简易材料，应移送原审法院保管。

2、一个案件从收案到结案所形成的法律文书、公文、函电都是用收案时编写的案号。

3、按照保密和方便利用的原则，一个案件的诉讼文书应分为正卷和副卷。（调解结案的可装订为一本卷）

4、入卷的诉讼文书材料，一般只保存一份（有领导批示的材料除外），本院的判决书、裁定书、调解书可保留三份，装入卷袋内备用。

5、各类诉讼文书必须用A4开办公用纸，并用蓝黑色墨水的钢笔或签字笔书写、签发。

6、入卷的诉讼文书要逐页编号。页号一律用阿拉伯数字编写在有文字正面的右上角，背面的左上角。正反面都有文字或图形的材料，正反面均需编写页码。卷宗封面、卷内目录、证物袋、卷底不编号。

7、每本卷宗的厚度以不超过15毫米为宜。材料过多的案件，装卷时应按顺序分册装订。

8、卷宗装订应保持三孔一线的原则，最上孔与最下孔间的距离以160毫米左右为宜。

9、卷宗底粘贴封条，立卷人及档案管理部门加盖骑缝章。

10、卷宗封面、卷内目录要按规定项目逐行填写齐全。字迹要工整、规范、清晰。填写卷宗封面时，应注意根据案由和具体案情的不同填写保管期限，并注明正副卷。

11、结案日期填写宣判日期。

二、正、副卷的分类方法

法院收案后，承办书记员就要开始收集有关本案的各种诉讼文书材料，着手立卷工作，在案件办结以后，要认真检查全案的诉讼文书是否收集齐全，并去掉与本案无关的材料，再进行正、副卷的分类及排列。对正、副卷的分类应把握的一个原则是：涉及国家秘密或者不宜让代理人或辩护人查阅的都归入副卷。一般来说，以下材料应归入副卷：

1、案件承办人阅卷笔录；

2、案件承办人的审查报告；

3、案件承办人与有关部门内部交换意见的材料或笔录；

4、有关本案的内部请示、批复；

5、合议庭评议案件记录；

6、审判庭研究、汇报案件记录；

7、审判委员会讨论案件记录；

8、案件综合报告原、正本；

9、判决书、裁定书原本；

10、审判监督表或发回重审意见书（函）；

11、其他不宜对外公开的材料。

三、卷宗材料的排序与修补

诉讼文书的排列顺序总的要求是按照诉讼程序的客观进程形成文书时间的自然顺序，并兼顾文件之间的有机关系进行排列。

卷宗装订前，要对诉讼文书材料进行全面检查，材料不完整的要补齐，破损或褪色的要修补、复制；对铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水书写的材料应复印并与原件一起入卷；订口过窄或有字迹的要粘贴衬纸；纸张过大的材料要修剪折叠，加边、加衬、折叠均以A4纸为准；对字迹难以辨认的材料，应附上抄件；外文及少数民族文字材料应附上汉语译文；对需要附卷保存的信封；要展开加贴衬纸，邮票不得去掉；文件材料上的金属物必须剔除干净；能附卷保存的证物均应装订入卷，无法装订入卷的可装入证物袋，并标明证物名称、数量、特征、来源，不便附卷的证物应拍照附卷；已经归档的卷宗不得从卷内抽取材料，确需增添诉讼文书材料的，应征得档案管理人员同意后，按立卷要求办理。

案卷不仅记录着当事人的诉与辩，法官的审与判的思辩过程，还承载者法律对当事人合法权益的保护和法官公正司法的理念。既然选择了这份工作，就应该以严谨的态度和高度的责任心来要求自己，装订卷宗是一项重要又辛苦的工作，可是，当看到几十页、上百页的卷宗材料在自己的手中变成一本本整齐、漂亮的卷宗时，心中的那份成就感是不言而喻的。