归档文件是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质和电子文件材料。件是归档文件的整理单位。归档文件整理是将归档文件以件为单位进行组件、分类、排列、编号、编目等，使之有序化的过程。档号是在归档文件整理过程中赋予其的一组字符代码，以体现归档文件的类别和排列顺序。

归档文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。归档文件整理应区分不同价值，便于保管和利用。归档文件整理应符合文档一体化管理要求，便于计算机管理或计算机辅助管理。归档文件整理应保证纸质文件和电子文件整理协调统一。

归档文件一般以每份文件为一件。正文、附件为一件，文件正本与定稿为一件，转发文与被转发文为一件，原件与复制件为一件，正本与翻译本为一件，中文本与外文本为一件，报表、名册、图册等一册为一件，动态信息、简报、周报等一期为一件，会议纪要、记录一般一次会议为一件，会议记录一年一本的，一本为一件，来文与复文一般独立成件。有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件。

件内文件排序时，正文在前，附件在后。正本在前，定稿在后。转发文在前，被转发文在后。原件在前，复制件在后。不同文字的文本，无特殊规定的，中文本在前，其它文本在后。有文件处理单或发文稿纸的，一般文件处理单在前，收文在后。正本在前，发文稿纸和定稿在后。